Na etapa de negociação com o cliente, existem algumas perguntas essenciais para aceitar um trabalho. Elas servem, afinal, para evitar divergências no desenvolvimento de um projeto. Além disso, claro, garantem que você realmente entendeu a expectativa do cliente. É o que chamamos de briefing.

No artigo de hoje, vamos entender um pouco mais sobre essa ferramenta. Entre outros fatores, você vai entender os motivos pelos quais é tão importante estar atento a fazer as perguntas certas para o seu cliente visando evitar problemas clássicos na execução dos projetos. Preparado? Então vamos começar!

O que é briefing?

Em primeiro lugar, é preciso que você entenda o que é um briefing. O conceito vem do termo inglês “brief“, que significa resumir. Em suma, trata-se de um processo no qual o seu cliente vai transmitir suas ideias para a execução de um projeto.

Outro ponto importante: essas perguntas são referenciais para você trabalhar como freelancer. Ou seja, são elas que farão todo direcionamento do que deve ser executado. Nem sempre é preciso fazer todos os questionamentos ao cliente. O ideal é que você tenha um documento para esse processo.

Dessa forma, podemos registrar toda solicitação. Pode parecer uma mera formalidade, mas isso é essencial caso surja alguma divergência ao longo da entrega do seu serviço. O briefing, portanto, não apenas direciona a nossa atividade, como protege de mudanças de ideias repentinas por parte do cliente.

Qual é a importância do briefing?

Como mencionei anteriormente, a importância do briefing vai muito além de simplesmente oferecer um documento formal para um processo. Existem diversos benefícios implícitos, permitindo uma maior tranquilidade para o profissional freelancer.

Veja algumas das vantagens de usar esse tipo de documento com as devidas perguntas essenciais ao seu cliente:

• Direcionamento: ao preencher um briefing, o cliente informa tudo que espera da entrega do freelancer. Sendo assim, esse processo é fundamental para garantir um bom direcionamento e alinhar as expectativas das duas partes.
• Produtividade: já aconteceu de você montar todo um projeto e, depois de enviar para o solicitante, ter vários pedidos de ajustes? Um bom questionário de briefing, portanto, também contribui com a sua produtividade na medida em que torna claro o que deve ser feito.
• Segurança: que atire a primeira pedra o freelancer que nunca teve um cliente querendo mudar o projeto no meio. Com o briefing, há maior segurança para nossa atuação. Alterações na rota de um trabalho são aceitáveis, mas você poderá cobrar adicionais caso elas fujam da solicitação acordada.

Como criar um briefing para freelancer?

Agora você já entendeu a importância de realizar um briefing antes de começar a trabalhar em um projeto. Chegou então o momento de falarmos sobre a criação dessas perguntas essenciais.

O documento em si é simples. Trata-se de um questionário que pode ser organizado em ferramentas gratuitas. Pessoalmente, eu prefiro usar o Google Forms. Esse é um formulário gratuito para perguntas e respostas. Assim, além de facilitar o preenchimento, você ainda consegue ter uma base de dados conforme os clientes respondem.

No entanto, há quem opte por usar o próprio Google Docs ou até mesmo uma planilha. O importante é que você se sinta confortável ao usar cada ferramenta. O foco, afinal, está na informação.

Quais informações não podem faltar em um briefing?

Como talvez você já tenha percebido, existem muitas informações que são essenciais para o bom desempenho de um projeto profissional. Dessa forma, para garantir uma melhor organização, o freelancer pode dividir o seu briefing em algumas partes. É ideal até mesmo criar um sumário, detalhando a estrutura do documento.

A seguir, vamos passar pelos pontos mais importantes de um briefing. Optei por separá-los por grupos, exatamente como sugiro que você faça a montagem do seu questionário. Não significa que você deva usar essa mesma ordem, pois cada tipo de serviço tem a sua própria realidade. Você pode criar o seu briefing personalizado.

E quais seriam as perguntas que não podem faltar no seu briefing? Podemos separá-las em alguns grupos, facilitando a montagem do seu questionário.

Identificação do cliente

Tudo começa pela identificação do cliente. É muito importante entender não apenas o que ele quer, mas principalmente o contexto de atuação. Os detalhes fazem toda a diferença.

É claro que as informações deste bloco podem ser abrangentes para um projeto curto ou de baixo ticket médio. Contudo, a qualidade do seu trabalho vai ser muito melhor se for além de simplesmente saber o segmento de atuação.

Veja algumas informações válidas de pedir para esse momento inicial de cadastro de um cliente:

• Nome do cliente
• Área de atuação
• Concorrentes
• Vantagens competitivas
• Diferenciais
• Valores e princípios
• Site oficial

Sobre esse último ponto (site oficial), essa é uma ótima ferramenta para conhecer melhor com quem você vai trabalhar. O site de uma empresa, afinal, traz informações relevantes sobre identidade visual, estilo de comunicação, serviços e produtos, entre outros.

Objetivo do projeto

Uma vez que você já tenha informações sobre o cliente, pode passar para o projeto em si. As perguntas de briefing servem para que você entenda exatamente o que o cliente precisa com o projeto.

Neste momento, você deve entender o que é preciso entregar. Ainda não pensamos em valores ou a melhor forma de entregar a solicitação com qualidade e confiança. É por isso que o seu briefing deve ser dividido em seções, exatamente como estamos fazendo neste artigo.

Veja alguns pontos que você pode solicitar em um briefing para entender os objetivos de um projeto:

• Qual é o objetivo do projeto?
• Quem será a persona (público-alvo) em foco?
• Quais os recursos serão necessários para execução do projeto?
• Que tipo de ideia será transmitida?
• Qual é a expectativa do cliente com o projeto?
• Qual é o nível de prioridade do serviço?

Execução e cronograma

Após compreender o que o seu cliente precisa, o próximo passo está na avaliação das condições que você terá para entregar o serviço. Isso passa, basicamente, por entender o prazo que existe para essa atividade.

Entender um projeto, afinal, não é a única missão antes de aceitar um trabalho. A execução precisa ser definida (até para evitar problemas futuros). Tenha claro quais são as habilidades necessárias, assim como condições de entrega. Certifique-se de que você entendeu o cliente precisa.

Aqui estão algumas perguntas essenciais para a execução:

• Qual é o prazo de entrega do projeto?
• Há algum requerimento técnico exigido?
• Em caso de dúvidas, como será a forma de contato?
• Qual é o formato de entrega do serviço?
• Você é o único responsável pela avaliação do projeto?
• Quais são os pontos de atenção sobre a execução do projeto?

Além disso, é importante que exista um alinhamento sobre a revisão de uma entrega. Se você não permite ajustes ilimitados, é necessário deixar claro para que o cliente solicite mudanças de uma única vez, sabendo que pode perder esse direito.

Orçamento financeiro

Ainda que seja um pouco desconfortável para muitos brasileiros, é preciso falar sobre finanças. Você deve entender qual é o potencial de investimento do cliente e, principalmente, se esse valor está dentro da sua expectativa.

A verdade é que, em muitos casos, os clientes não focam na qualidade do serviço. Ele quer apenas reduzir custos. Dessa forma, ao identificar que a prioridade é “pagar pouco”, talvez nem seja um projeto interessante para participação. Pense nisso.

Neste ponto, não tenha medo de questionar sobre o orçamento financeiro do cliente. Esse é o seu trabalho. A remuneração justa é o mínimo que devemos exigir.

Veja algumas perguntas essenciais para evitar sustos com questões financeiras:

• Qual é o orçamento disponível para o projeto?
• Há orçamento reservado para eventuais acréscimos que surjam ao longo da execução?
• Como será a forma de pagamento?
• Você aceita trabalhar com sinal (adiantamento)

Informações adicionais

Por fim, você pode deixar um espaço no seu briefing para informações adicionais. Esse campo é válido para que o cliente possa sinalizar algo que você não o questionou. Por ser algo que raramente é necessário, costuma ser o último tópico do documento.

Modelos de briefing para freelancer

Você está em busca de um modelo de briefing para o seu trabalho freelancer? Embora existam muitos estilos prontos na internet (basta uma rápida pesquisa para encontrar soluções), eu recomendo que você crie o seu com base em tudo que vimos ao longo do artigo. Dessa forma, torna-se possível criar um documento personalizado para a sua atividade.

De qualquer forma, caso você realmente prefira algo mais prático, eu recomendo o Freelancer Toolkit. Esse é um produto voltado para o profissional independente, com uma série de documentos. Além do modelo de briefing, você terá contratos, estrutura de pastas e até modelos de orçamento. Vale a pena conhecer, pois o custo benefício é excelente (e ainda oferece uma série de prêmios).

Briefing para freelancer: uma ferramenta essencial de produtividade

Gostou de conhecer a estrutura de um briefing profissional para freelancer? Eu tenho certeza de que, ao usar desse tipo de documento, você poderá levar o seu serviço a um novo patamar. Além disso, o briefing também oferece uma série de perguntas essenciais para que você mesmo avalie o seu cliente. Ou seja, trata-se de um processo essencial para aceitar um projeto.

Utilizando dessas perguntas, você garante que todo o projeto tenha sido bem compreendido pelas duas partes. Essa é uma boa forma de fazer boas escolhas e não aceitar trabalhos ruins. E, vale lembrar, você não precisa fazer todas as perguntas diretamente ao cliente. Apenas certifique-se de ter as respostas.